Comment entrer de nouvelles données
avec la fiche de saisie pour Limag

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Structure et hiérarchie des tables

Observer la fiche

La première page de la fiche comporte un cadre haut avec des champs concernant en général les auteurs, et un cadre bas comportant essentiellement un tableau dans lequel s’inscrivent les différents livres de cet auteur si c’est quelqu’un qui a publié des livres ou soutenu une ou des thèses. Ces deux cadres sont séparés par une barre horizontale. Les champs du cadre haut commandent la table du cadre bas : si vous affichez un auteur dans le premier champ du haut, ses livres s’afficheront automatiquement dans le cadre de table du bas.

Cette page comporte aussi des boutons dont l’utilisation sera expliquée plus bas.

Vérifier si la donnée à entrer n’est pas déjà là

En s’ouvrant, la fiche vous place automatiquement dans le premier champ qui commande tous les autres. Commencez donc à y chercher le nom de l’auteur du livre, ou le titre du périodique si vous voulez entrer une référence d’article.

Pour chercher une référence, appuyez sur Ctrl+Z, et entrez une partie seulement du mot recherché, dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre alors. En effet si vous tapez le mot en entier, vous risquez d’introduire une erreur, et de n’obtenir de ce fait aucune réponse, alors que la référence cherchée est cependant présente. Il est donc conseillé de n’entrer que les caractères dont on est sûr, et de les faire précéder ou suivre par deux points de suspension sans espace, qui indiquent à l’ordinateur qu’il peut y avoir d’autres caractères avant ou après ceux que vous entrez. Par exemple, « Ben Jelloun » pouvant s’écrire en un ou deux mots, il vaut mieux n’entrer que « ..jelloun.. », ce qui vous fera obtenir d’abord « Ben Jelloun Touimi, M. », puis « Ben Jelloun, Tahar. », si vous appuyez sur Ctrl+A pour aller à la référence suivante répondant au même critère, ou si vous utilisez la touche PgDwn pour aller à la référence suivante dans la table.

Si l’auteur est trouvé, ses livres vont s’afficher dans le cadre de table de la partie basse de la fiche. Si c’est un périodique que vous cherchez, le cadre bas vous donnera ses références éditoriales, et vous indiquera d’éventuels numéros spéciaux de ce périodique consacrés à la littérature maghrébine.

Déplacez-vous d’une ligne à l’autre de ce cadre bas avec les flèches descendantes ou ascendantes, ou bien s’il y a beaucoup de références, faites Ctrl+Z sur l’une des colonnes de cette table.

Il est très important d’être absolument sûr que la référence à entrer ne soit pas déjà là. Par contre si vous voulez entrer la référence d’une réédition d’un livre déjà présent, placez-vous sur la ligne juste en-dessous de la référence déjà présente, que vous pourrez décaler vers le bas pour ouvrir une nouvelle ligne de saisie, une fois que vous serez passé en mode « Edit ».

Entrer de nouvelles données:

Pour entrer de nouvelles données ou modifier des données existantes, appuyez sur F9 : le mot " View " ou " Affichage " en bas d'écran est remplacé par " Edit " ou " Edition ". Attention : pour entrer de nouvelles données après avoir vérifié qu'elles n'étaient pas déjà présentes, ouvrez d'abord une nouvelle ligne dans le tableau : Si vous écrivez sur une ligne existante vous introduirez des erreurs irréparables.

Lorsque vous sauvegardez ce que vous avez entré, en appuyant sur F9, vous avez l'impression que ce que vous avez entré disparaît: en fait la donnée entrée est simplement placée à ce moment par le programme à l'emplacement de la table qui doit être le sien, alors que votre curseur reste à l'endroit où vous l'avez entrée. Il suffit pour retrouver la donnée envolée de la chercher avec "Ctrl+Z" sur l'un des champs de la ligne.

Entrer de nouvelles données « Livres » ou « Thèses »

N.B. Pour savoir quelles références choisir, appuyez sur le bouton vert « Consignes » en haut et à droite de la fiche de saisie.

Jusqu’ici le bas de la fenêtre affichait vers la droite « View » : dans ce mode, vous pouvez uniquement lire les données, sans les modifier. Pour les modifier, il faut appuyer sur F9. « View » est alors remplacé par « Edit », et vous pouvez commencer à modifier les données ou à en entrer de nouvelles.

Une fois en mode « Edit », appuyez sur « Inser » pour ouvrir une nouvelle ligne, et entrez votre nouvelle donnée, en respectant la présentation des données déjà entrées, particulièrement en ce qui concerne les majuscules et les ponctuations.

Commencez bien sûr au début de la ligne, à gauche. Pour y arriver si vous n’y êtes pas, servez-vous de la barre de navigation en bas du tableau, ou bien appuyez sur « Entrée » pour passer d’une colonne à l’autre de la ligne précédente : une fois sur la dernière colonne, un nouvel appui sur « Entrée » vous placera automatiquement au début de la ligne suivante, et vous n’aurez plus qu’à appuyer sur « Inser » pour ouvrir la ligne.

Couleurs des colonnes.

La couleur des champs change lorsque vous y arrivez. Attention : si vous entrez du texte dans un champ lorsqu’il a changé de couleur, tout le texte qui y figurait éventuellement s’efface pour être remplacé par le texte que vous entrez. Pour ne modifier qu’une partie du champ sans en effacer le texte, appuyez sur F2 ou pointez avec la souris l’endroit où vous voulez introduire une modification. Le champ reprend alors la couleur qu’il avait avant que vous n’arriviez dessus, et vous pourrez effectuer vos modifications sans effacer le texte préexistant.

Les colonnes vertes en début de ligne ne concernent que les numéros spéciaux de périodiques. Vous pouvez donc le plus souvent les sauter. Les colonnes gris sombre se remplissent automatiquement dès que vous ouvrez une nouvelle ligne. Vous ne pouvez pas y accéder. Les colonnes rouges (ou roses) contiennent des champs obligatoires : vous serez bloqué sur cet enregistrement tant que vous ne les avez pas remplies. Les colonnes bleu clair ne concernent que la ponctuation : il faut par exemple y mettre une virgule après l’année de publication si vous connaissez la pagination, et un point si vous ne connaissez pas la pagination.

Colonnes « Année », « Source », « DatModif » et « Statut » (Champs obligatoires)

N’entrez dans le champ « Année » que les quatre chiffres de l’année de publication ou de soutenance. Si vous entrez la référence d’un nouveau périodique, ce champ désigne l’année de fondation de ce périodique. Si vous ne la connaissez pas, marquez « N.D. ». Pour les thèses, entrez l’année de soutenance. Si la thèse n’est pas encore soutenue, marquez « Non. »

Le champ « Source » doit comporter votre nom ou un code vous désignant, si vous avez effectivement le livre à référencer devant vous. Si vous entrez une référence de seconde main, par exemple à partir d’une bibliographie préexistante, entrez un code pour cette source en même temps que votre nom.

« DatModif » : La date de modification est celle du jour où vous entrez vos données. Elle se marque automatiquement si vous appuyez trois fois sur la barre d’espacement.

Le champ « Statut » vous sert à entrer votre « signature », sous la forme d’une ou deux lettres ou d’un ou deux chiffres, qui seront toujours les mêmes pour les données que vous entrez, et qui permettront d’extraire ces données pour les envoyer aux responsables du programme. La lettre « b » est formellement interdite, car elle désigne les données déjà vérifiées par les responsables du programme. (Et la combinaison « bs » désigne les données vérifiées récemment, qui n’ont pas encore été publiées dans la page « dernières données entrées » du site www.limag.com.) Si vous ne modifiez pas ce champ « statut », le code « bs » s’y écrira automatiquement et vous ne pourrez pas extraire cette donnée pour la transmettre aux responsables du programme.

Les champs « Index », « Commentaires », « Sous-tables » et « CodCat »

Le champ « Index » doit comporter, sous forme de mots détachés et isolés, les mots-clés permettant d’identifier les thèmes ou les principaux auteurs éventuellement traités. Ne jamais entrer en Index le nom de l’auteur du texte dont vous entrez la référence. Par contre un auteur traité par un texte critique doit obligatoirement être entré dans ce champ, si son nom ne figure pas déjà dans le titre de la référence.

Lorsque vous entrez la référence d’une étude critique sur un livre précis, entrez le nom de l’auteur du livre traité dans le champ « Index », et le titre du livre traité dans le champ « Commentaires ».

Les champs « Index » et « Commentaires » sont libres, la seule contrainte étant de ne pas entrer de phrases dans le champ « Index », puisqu’il sera interrogé sur des mots isolés. Le champ « Commentaires » peut comporter un résumé (pas plus de 10 lignes », ou tous vos commentaires éventuels. Par contre le champ « Sous-tables » ne peut comporter que des mots choisis dans la liste qui s’affiche lorsque vous cliquez sur le bouton gris « SsTab ». Vous pouvez aller jusqu’à trois de ces mots, mais en général un seul suffit.

Le champ « CodCat » permet de préciser encore plus la catégorie de livres devant laquelle on se trouve, au moyen de codes chiffrés que vous trouverez en appuyant sur le bouton gris « CodCat ». Ne remplissez pas ce champ si vous n’êtes pas sûr du code qu’il convient d’y entrer, et de toute manière n’y entrez qu’un seul code.

La commande « Ctrl+D »

Cette commande vous permet de recopier automatiquement dans le champ dans lequel vous vous trouvez ce qui est écrit dans le même champ à la ligne précédente. Il est vivement recommandé de vous servir de cette commande lorsque vous êtes dans cette situation : non seulement elle vous permet de gagner du temps, mais de plus elle vous évite de faire des fautes de frappe, qui rendraient vos données inutilisables.

Entrer de nouvelles références d’articles ou de textes courts parus dans des périodiques ou des recueils.

Cherchez d’abord à la première page, premier champ en haut à gauche, le nom du périodique, ou celui du responsable du recueil collectif publié sous sa direction. Dans ce dernier cas, cherchez également à « Collectif » pour les références de recueils collectifs dont le responsable n’est pas mentionné.

Si vous avez trouvé cette référence, et si les références de publication figurent dans le cadre de table, cliquez sur le bouton bleu clair « Articles » : le programme vous déplace vers la page « Articles par périodiques ». Si vous voyez déjà dans la table qui apparaît alors des références d’articles de ce périodique, procédez comme décrit plus haut pour rentrer une nouvelle référence de livre.

Si la table des articles de ce périodique est vide, revenez à la première page pour vérifier si vous ne vous êtes pas trompé de ligne dans la table « livres ». Ceci peut se produire lorsqu’il s’agit d’un numéro spécial consacré à la littérature maghrébine : les références peuvent se trouver alors reliées aux références éditoriales de ce numéro spécial, et non plus à celles du périodique en général. De même pour un recueil collectif, il faut aller à la référence de ce recueil et non pas à la première référence des livres de celui qui a coordonné le recueil.

Si malgré ces précautions vous ne trouvez pas, revenez à la page « Articles », et vérifiez d’abord en haut à droite si les champs de la table « Artedit » sont remplis. Si ce n’est pas le cas, entrez un code de moins de 12 lettres, sans espaces ni accents, dans le champ rose « Code », appuyez trois fois la barre d’espacement dans le champ « DatMod », puis entrez votre code statut dans le champ « Statut ». Et enfin, avant d’aller à la liste des articles, n’oubliez pas d’appuyer sur F9 pour sauvegarder ce que vous venez d’entrer, faute de quoi vous ne pourriez pas entrer de références d’articles. Bien entendu appuyez à nouveau sur F9 pour repasser du mode « View » au mode « Edit ».

Extraire les données saisies

Les données saisies doivent être transmises aux responsables du programme pour vérification et ajout aux prochaines versions du CD-Rom. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert « Extraire les données saisies » et cliquez sur le bouton correspondant au mode de transmission choisi. Tous les boutons vous demanderont d’entrer le code statut permettant d’identifier les données que vous avez entrées et de les séparer des données figurant déjà dans la banque de données avant vos saisies. Puis des boites de dialogue vous indiqueront successivement l’avancement de la recherche et de la copie. Répondez « Oui » à toutes ces boites de dialogue. Attention : même si vous ne vous en êtes pas aperçu en les saisissant, vos données sont réparties automatiquement sur un assez grand nombre de tables différentes.

Si vous choisissez « Vers la disquette A: », les données seront copiées automatiquement sur une disquette, que vous aurez préalablement introduite dans le lecteur.

Si vous choisissez « Vers le répertoire \Limag\ du disque dur », les fichiers de données, dans ce répertoire, auront tous un nom commençant par « NouvEntr… ». Ils sont très nombreux mais il faut tous les transmettre. Le mieux si vous voulez les transmettre en fichiers joints à un e-mail est donc de les compresser préalablement dans un seul fichier à extension .ZIP, si vous disposez d’un logiciel de compression.

Autres difficultés

Si vous vous trouvez face à une difficulté que ce texte ne traite pas, décrivez-la de façon très précise sur la liste de diffusion du club des collecteurs de données pour Limag: la réponse à vos difficultés vous y sera donnée dans les plus brefs délais, et sera accessible par les autres collecteurs, comme celles qu'ils ou elles auront reçues y seront accessibles pour vous. Il vous suffit de cliquer ici pour y accéder